Qué es Google Drive y cómo funciona - Herramientas en la nube (2023)

En este artículo te explicaremos qué es Google Drive, una de las herramientas en la nube más utilizadas en la actualidad por privados y empresas.

Sin embargo, todavía hay muchas personas que la desconocen y, sobre todo, no entienden las ventajas de trabajar en la nube con este tipo de aplicaciones. Por eso, site quedas hasta el final, podrás comprobar por ti mismo qué implica trabajar con Google Drive a nivel de conectividad, eficiencia y trabajo colaborativo.

BONUS: Además te explicaremos cómo funciona Google Drive y te dejaremos un enlace a un completo tutorial sobre su utilización

¿Qué es Google Drive?

Es un servicio en la nube creado por la compañia norteamericana Google, que te permite:

• El almacenamiento en la nube de todo tipo de archivos
• La creación y edición de documentos online con diferentes aplicaciones (Google Docs, Spreadsheet,…)
• Compartir estos documentos de trabajo, con el fin de editarlos de forma colaborativa en tiempo real
• Gstionar tus archivos directamente desde un navegador, sin necesidad de descargarlos en tu pc.

Bueno, una vez sabemos qué es Google Drive y para qué sirve, iremos al segundo punto, explicar su funcionamiento.

¿Cómo funciona Google Drive?

Como comentamos anteriormente, es una aplicación en la nube que a su vez tiene varios servicios incluidos. Este pack hace, por así decirlo, de ordenador virtual ya que toda la información y aplicaciones están alojados en los servidores de Google y no en nuestro ordenador. Como resultado, ya no necesitarás tu portátil para trabajar en cualquier punto del mundo. Simplemente necesitarás un dispositivo con el que poder conectarte a internet para poder llevar a cabo las tareas.

Si te llama la atención esta herramienta en la nube, estás de suerte. Hemos creado un tutorial para principiantes, para que sepas cómo se utiliza Google Drive,donde podrás ver todas las características y funciones que tiene esta app, paso a paso ¡y con videos!

Con esta video-guía podrás ver cómo editar archivos, subirlos, descargarlos, almacenarlos, compartirlos… y mucho más!

¡Quiero ver los tutoriales!

Ya no tienes excusa, ¡es la hora de aprender a usar Google Drive!

Ventajas y desventajas de Google Drive

Beneficios

• Permite guardar archivos en la nube, por lo que no tienes que preocuparte por si se te estropea el portátil y pierdes todo lo que tenías en el disco duro. Podrás guardar archivos, fotos, carpetas,…
• Te puedes conectar desde cualquier lugar con internet, por lo que no necesitarás llevar tu ordenador a todos lados. Simplemente con acceder desde tu cuenta de gmail, tendrás acceso a todos tus archivos y proyectos.
• Dispone de distintas aplicaciones (similares al Microsoft Office) con las que podrás crear tus contenidos y compartirlos rápidamente con tus colaboradores o clientes.
• Permite el trabajo colaborativo: Com ejemplo, imagina que tienes un equipo de marketing online y dentro de éste un redactor de contenidos y una SEO. El redactor escribe un artículo que la SEO tendrá que revisar, para ver si la optimización es correcta. Con Google Drive puedes compartir ese archivo entre ambos, de esa forma las dos personas trabajarán sobre el mismo contenido en tiempo real y no tendrán que guardar el borrador y enviarlo por correo electrónico cada vez que haya que cambiar algo.
• Permite conectar numerosas aplicaciones que hay en el mercado y crear nuevas formas de trabajo ( que todavía ni conocemos :-D). Ya hablaremos más sobre esto en otros artículos.
• Han mejorado mucho en cuanto a la identificación de seguridad para acceder a la cuenta. Actualmente puedes activar una autentificación de dos pasos. De esa forma, si alguien accede a tu cuenta desde otro dispositivo desconocido te llegará un aviso a ti y el «hacker» tendrá que verificar su identidad con un segundo password.
• No necesita ningún tipo de mantenimiento por tu parte. Además Google se encargará de mantener los sistemas siempre actualizados. <3
• Almacenamiento escalable. Siempre que necesites más espacio para guardar tus datos, simplemente podrás ampliar tus GB de memoria.
• Puedes buscar tus archivos rápidamente con su motor de búsqueda.

Por tanto, resumiría las ventajas de Google Drive en: Flexibilidad, eficiencia y simplicidad.

Inconvenientes

• Si te despistas y dejas la sesión abierta en otro ordenador, pueden acceder a tu cuenta. ¡No te olvides decerrarla siempre y, si estás en algún sitio público, borra las cookies antes de irte. Así no tendrás problemas. 😉
• Al principio cuesta trabajo entender algunos de los conceptos, como el de la edición de documentos en tiempo real o la gestión de archivos compartidos.No desesperes, es cuestión de probar (y ver mis tutoriales) 😀
• Necesitas obligatoriamente conexión a internet (a no ser que te descargues la versión de escritorio, para sincronizar los archivos).
• Para acceder a Google Drive necesitas una cuenta de gmail, quieras o no quieras. Pero bueno, es un pequeño peaje para todos los beneficios de los que podrás disfrutar.

¿Es gratis Google Drive?

Al crear una cuenta de gmail, tendrás automáticamente acceso a todas las aplicaciones gratuitas de Google. Google Drive es una de ellas, aunque tiene un límite de almacenamiento. Una vez alcanzado ese límite, se puede ampliar la capacidad de carga pagando una cuota mensual (te lo explicamos más abajo).

¿Cuánto espacio de almacenamiento tengo en la cuenta de Google Drive gratuita?

Tienes 15 GB. Si ves que se te queda corto, siempre puedes ampliar la capacidad de almacenamiento con la versión de pago. Aquí encontrarás toda la información.

¿Es seguro Google Drive para almacenar mis datos?

Yo siempre utilizo Google Drive tanto para mis cosas personales como para trabajar con mis clientes y colaboradores. ¿Por qué? Tener un servidor propio cuesta mucho dinero. Además, tienes que invertir tiempo en mantenimiento y seguridad para poder tener tus datos guardados de forma segura.

Ahora hazte esta pregunta ¿Cuántos ingenieros hay ahora mismo trabajando en Google para mantener la seguridad y calidad de este servicio?
Bueno, creo que ya he respondido la pregunta del principio.

¿Quién puede ver mi Google Drive?

Todos los archivos de Google Drive están protegidos por tu contraseña ( si activas la doble autentificación, mucho mejor). Eso quiere decir que sólo tú podrás verlos.

Ahora bien, si decides compartir un archivo, dependerá de los permisos que des a tu/s colaborador/es. Esto no quiere decir que esa persona tenga acceso a todos los documentos de tu Google Drive, sino únicamente al archivo que has compartido con él.

Y si no tengo internet ¿No puedo acceder a mis archivos de Google Drive?

Google Drive cuenta también con una aplicación de escritorio, con la que podrás editar tus documentos offline. Esta app está disponible tanto para PC como para MAC, incluso para Windows. 😀

¿Cuánto cuesta ampliar el espacio de almacenamiento de Google Drive?

Pues existen diversos planes en función desde tus necesidades, que empiezan desde 1,99€ al mes por ampliar la memoria a 100 GB, pasan por mensualidades 9,99€ por 1 TB y pueden llegar hasta los 30 TB por 299,99€ al mes.

¡Descúbrelos aquí!

¿Existe alguna modalidad de Google Drive para empresas?

Sí, se llama GSuite (conocida anteriomente como Google Apps). Si quieres tener todos los archivos y correos electrónicos de tu empresa centralizados y seguros a un precio asequible, esta es una opción muy interesante.